【資料】ご活用下さい「発言しやすい会議マニュアル①」

2016年09月04日2024年01月26日

皆様から寄せられるお声をもとに「発言しやすい会議マニュアル①」を作成しました。会議や人材育成を上手く進めたいみなさま、どうぞ、ご活用ください。
「発言しやすい会議」マニュアル（PDF版）

第１版（2016年９月１日）「発言しやすい会議マニュアル①」

株式会社ひとまち発行 https://wbmf.info

効率的、効果的な会議の進め方として「ファシリテーション」が注目されています。弊社の提案するホワイトボード・ミーティング®は、進行役をファシリテーター、参加者をサイドワーカーと定めて、ホワイトボードに意見を可視化しながら進める会議手法です。また、ホワイトボード・ミーティング®以外にも、参加者が発言しやすい会議の方法はたくさんあります。ちょっとしたアイデアや工夫で「発言しやすい会議」へと変革しましょう。

<こんな現場にオススメです>

１　発言を求めても、シーンとして意見が出ない
２　お金と時間をかける割に、効果が低い
３　次期リーダーを育成したい

（１）まずは簡単な変革にチャレンジ

参加のハードルを下げる

大勢の前で発言するのは、誰しも勇気が必要です。一般的に、会議参加者の概ね２割は、緊張せずに話せますが、残り８割は発言しにくい立場にあります。しかし、会議にペアコミュニケーションやグループでの話しあいを活用するとメンバー全員の参加のハードルが下がります。会議の冒頭や終わりにペア・コミュニケーションを導入し、進行の１部を４〜５人のグループにして、参加のハードルを下げ発言しやすい環境を作ります。グループごとに話しあうテーマを設定し、記録係は話の内容を書き留め、終わりに発表すると全体共有ができます。

（２）既存の会議手法を活用する

１　みんなでリラックスして対話するワールドカフェ

Juanita Brown（アニータ・ブラウン）氏とDavid Isaacs（デイビッド・アイザックス）氏によって、1995年に開発・提唱されたワールドカフェは国内外で用いられる創造性に富んだダイアログ（対話）を可能にする会議の手法です。まるでカフェにいるようなリラックした空間で、グループのテーブルに模造紙を広げ、参加者がマーカーで意見を書きます。ルールは、メンバーは意見を否定しないこと。グループを交代すると、他の意見も知れて全体共有が進みます。

参考文献「ワールド・カフェをやろう」（香取一昭・大川恒著／日本経済新聞出版社）

２ホワイトボード・ミーティング®で合意形成や課題解決を進める

ちょんせいこ（株式会社ひとまち）が2003年に開発したホワイトボード・ミーティング®は、ホワイトボードに意見を可視化しながら進める会議の手法です。発散（黒）→収束（赤）→活用（青）で話しあいのプロセスを作ります。ファシリテーターとサイドワーカーは、お互いに好意的な関心の態度を向けながら、質問の技術で情報共有を深めます。お互いに意見を承認しあいながら進めるので、続けているうちにチームワークが良くなります。困難な課題も６つの会議フレームを活用して、解決に向けた具体的な行動や結論が決まるのが特徴です。

参考文献「ホワイトボード・ミーティング®検定試験公式テキストBasic3級」（ちょんせいこ著／株式会社ひとまち）

（３）プログラムデザインを工夫する

例えば、すぐにできる工夫として、２時間の会議を以下のように進めます。

※１　ペア・コミュニケーションで会議のチェックインとチェックアウトをして、メンバーの参加度を高めます
※２　グループで話しあうテーマを決めて取り組みます。同じテーマでも良いし、グループごとにテーマを変えてもかまいません。40分の進め方も工夫します。

＜リーダーの心得＞

１　「発言しなさい」の言葉の代わりに、発言しやすい環境を作ります。
２　ペアやグループでコミュニケーション量を増やし、参加度が高まる進行を心がけます。
３　面前で「責める、怒る」はミーティングハラスメントです。課題解決や人材育成は、責める、怒る以外の方法が効果的です。
４　グッドモデルを示しましょう。「こうすれば良い会議になる」体験やモデルの提示がメンバーの学びになります。
５　リーダーは、明確な方向性を示します。